Van idee naar onderneming, de IT impact
U heeft een goed idee voor een nieuw product voor een nog op te richten bedrijf. Of een goed idee om meer omzet te behalen of kosten te besparen in een bestaande organisatie. De kans is groot dat er inzet van IT nodig is om dit idee te realiseren. Software om het product of proces toegankelijk te maken. Misschien is het product zelf een applicatie. Misschien zijn er slimme algoritmes nodig om een proces te automatiseren, zodat medewerkers zich kunnen concentreren op belangrijker taken. Wellicht zijn er koppelingen nodig met partners of verkoopplatformen.
Wat komt er allemaal kijken bij het runnen van de IT van een (startend) bedrijf.
Basisvoorzieningen
Natuurlijk zijn er wat basisvoorzieningen nodig. Kantoorhardware: desktop PC’s of laptops, een printer, wifi en internettoegang. Plus wat essentiele kantoorsoftware zoals een tekstverwerker en een spreadsheet.
▸ Bestanden: waar worden bestanden opgeslagen? Lokaal op een PC, een netwerkschijf of alles in de cloud. Iedere oplossing heeft voor- en nadelen. Als bestanden op een PC of netwerkschijf staan is het essentieel om een goede backupvoorziening te hebben. Bestanden opslaan in de cloud (bijvoorbeeld Google drive) worden automatisch gebackupt. Ook geeft dit enige bescherming tegen cryptolocker malware. Aan de andere kant, als de internetverbinding uitvalt zijn bestanden ook niet meer bereikbaar.
▸ E-mail: Nog steeds essentieel om te hebben, e-mail via de eigen domeinnaam kan vaak bij dezelfde aanbieder van webhostingdiensten waar de domeinnaam wordt geregistreerd. Ook zijn er veel aanbieders van e-mail diensten die gebruik van een eigen domeinnaam ondersteunen.
▸ Beveiliging: VPN (virtual private network) om vanuit huis op een veilige manier op het kantoornetwerk te kunnen komen.
Website
Een website is een uitstekend middel om het bedrijf op de kaart te zetten. Potentiële klanten zullen de website goed bestuderen. Wat is er voor nodig:
- Een pakkende domeinnaam: te registreren via een aanbieder van webhosting diensten
- Een platform om een website mee op te zetten: wordpress is erg populair, maar statische webpagina’s werken ook heel goed
- Wat teksten om bedrijf en diensten duidelijk uit te leggen
- Vormgeving: gebruik een bestaande “template” of huur een webdesigner in om een ontwerp te maken
- Logo, afbeeldingen en eventueel video toevoegen
- SEO (Search Engine Optimization) door goede teksten en keywords op te geven zo hoog mogelijk in de zoekresultaten van Google en Bing zien te komen
- Links naar social media accounts toevoegen. En andersom van bijvoorbeeld facebook naar de website
Kern bedrijfsprocessen
Om de belangrijkste activiteiten van een bedrijf of organisatie te ondersteunen zijn er software applicaties nodig. Soms is de belangrijkste activiteit zelf een applicatie.
▸ Om de relatie met klanten te beheren kan gebruik gemaakt worden van een CRM (Customer Relationship Management) tool. Gegevens van (potentiële) klanten, correspondentie, offertes en opdrachten kunnen hiermee worden bijgehouden.
▸
Heel populair is het aanbieden van een webshop. Er zijn veel aanbieders van software om een webshop mee te maken.
Alle denkbare vormen van aanschaf zijn hier mogelijk: abonnement bij een cloudaanbieder, koop van een softwarelicentie of
een gratis (open source) basispakket waar betaalde uitbreidingen voor te koop zijn.
Belangrijk om op te letten is welke koppelingen met andere partijen mogelijk zijn.
In ieder geval met een payment-provider om betalingen van klanten mogelijk te maken.
Koppeling met een verkoopplatform (Bol.com, Marktplaats.nl) kan handig zijn.
Ingebouwde (koppeling met) analytics is essentieel om te zien welke producten veel of weinig naar gekeken wordt en
om bij te houden of aanbiedingen en campagnes goed werken.
Als er koppelingen met minder gangbare systemen nodig zijn dan is dat helaas bij de meeste webshop software lastig en
alleen met maatwerk software op te lossen.
▸ Organisaties met uitgebreide eisen en wensen op het gebied van planning en logistiek kunnen baat hebben bij een ERP (Enterprise Resource Planning) pakket. Op dit vlak zijn enkele heel grote aanbieders actief (o.a. SAP, Oracle, Microsoft) met heel goede ERP pakketten, helaas met een hoog prijskaartje. Maar er zijn ook veel kleinere bedrijven die een (cloud) ERP oplossing aanbieden voor een gunstiger prijs. Er bestaat ook een goed en gratis open-source ERP pakket waarvoor veel betaalde uitbreidingen beschikbaar zijn. Houd er rekening mee dat er bij de implementatie van een ERP pakket aanbieders er vanuit gaan dat de gebruiker haar processen aanpast op het ERP pakket, niet dat de leverancier heel veel moeite moet doen om het pakket naar de werkwijze van de klant om te buigen. Het ERP pakket is nu eenmaal gemaakt op hoe de meeste organisaties werken. Processen aanpassen aan het ERP pakket is met de stroom mee zwemmen, het pakket aanpassen aan de organisatie is mogelijk maar kost waarschijnlijk veel tijd en geld.
▸ Vaak worden er systemen gebruikt waar meer functionaliteit aan toegevoegd moet worden. Bijvoorbeeld een app waar back-office medewerkers gegevens in kunnen opslaan die buitendienst medwerkers nodig hebben. Toevoegen van deze functionaliteit aan bestaande systemen is lastig, want afhankelijk van een leverancier of druk bezette IT afdeling. Een populaire oplossing is om dit dan maar zelf te doen met behulp van een “no-code” of “low-code platform”. Met zo’n platform kan eigenlijk iedereen zelf een applicatie maken. Het is eenvoudig (klikken en slepen) om wat invoerschermpjes te maken met invoervelden en knoppen en dit vervolgens beschikbaar te maken voor medewerkers.
Aandachtspunten: een low/no-code applicatie heeft een bestaande database nodig om op verder te kunnen bouwen. Als er aanpassingen op de database nodig zijn is hier toch weer de leverancier of IT afdeling nodig. Low/no-code applicaties zijn bedoeld om voor en door eindgebruikers te worden gebruikt. Niet iedereen vindt dit leuk werk om te doen. Als er twee of meer medewerkers zijn die dit wel een uitdaging vinden is low/no-code een goede optie. Er zijn zeer veel aanbieders van low/no-code applicaties. Varieerend van gratis tot vrij duur.
▸ Naast de “grote” applicaties is er altijd wel wat specialistiche software nodig. Bijvoorbeeld CAD, ontwerp, berekeningen, projectplanning, …
Maatwerk
Soms zijn er specifieke eisen en wensen voor een applicatie die in geen enkel bestaand pakket te vinden zijn. Misschien moet de applicatie toegankelijk zijn via een app. Misschien zijn er unieke algoritmes nodig. Maatwerk software is dan een oplossing. Dit is software die helemaal bestaat uit door programmeurs geschreven code. Dit kan in de vorm van een uitbreiding op een bestaand softwarepakket waar modules aan worden toegevoegd. Of een geheel nieuwe applicatie. In het laatste geval wordt vaak een softwareplatform gebruikt om snel te kunnen starten en niet voor alles het wiel opnieuw uit te hoeven vinden. De keuze uit programmeertalen en softwareplatformen is enorm groot. Zelfs na selecteren op de meest populaire oplossing hou je al snel een tiental opties over.
▸ Veel van deze opties zijn “open source” software. Dit betekent dat de broncode openbaar is, iedereen kan de broncode inzien, aanpassen en gebruiken. Soms zit er een commercieel bedrijf achter die het grootste deel van de software heeft geschreven. Meestal is er dan ook een premium versie met meer mogelijkheden waarvoor betaald moet worden. Bij andere open source software zit er alleen een groep gebruikers/programmeurs achter die vrijwillig en kosteloos de software ontwikkelen. Aan de andere kant van het spectrum zit “closed source” software, ontwikkeld en beheerd door een commercieel bedrijf dat geld verdient aan de verkoop van licenties voor de software. Het is beslist niet zo dat closed source beter is dan open source omdat er een bedrijf achter zit dat er baat bij heeft dat de kwaliteit van de software zo hoog mogelijk is. Kwaliteit van open source software is vaak even goed of beter omdat er meer mensen naar de code kijken en gebruik van maken. Het internet draait voor het grootste deel op open source software. Ook diensten van bijvoorbeeld de grote social media bedrijven maken veel gebruik van open source.
▸ Enige vooroordelen over maatwerksoftware: het is duur, het is duurder dan verwacht, er zijn geen programmeurs/leveranciers te vinden, we zitten vast aan één leverancier, programmeurs begrijpen niet wat we nodig hebben, de oplevering duurt lang, de oplevering duurt langer dan verwacht. In ieder issue zit wel een kern van waarheid, maar aan de andere kant valt e.e.a. goed te managen.
▸
Dat oplevering vaak langer duurt dan verwacht komt in de eerste plaats doordat het buitengewoon moeilijk is om vooraf in te schatten
hoeveel werk er nodig is om (een onderdeel van) een applicatie te maken.
In de praktijk wordt er vaak met grove schattingen gewerkt voor individuele onderdelen, dit kan bijvoorbeeld met een puntensysteem.
Daarnaast is een eerste oplevering zelden meteen goed.
Na opleveren van de eerste versie begint een proces van testen en heen en weer communiceren tussen klant,
product-owner en programmeur om de puntjes op de i te zetten.
Dit kost veel doorlooptijd. Vooraf exact specificeren wat er gemaakt moet worden is vaak ook geen optie,
het is erg moeilijk om iets te beschrijven wat nog niet bestaat en kost ook veel tijd.
Tot slot komt het zonder uitzondering voor dat tijdens de bouw van een applicatie de wensen veranderen.
Door voortschreidend inzicht komen er nieuwe wensen bij en veranderen of vervallen eerdere wensen. Soms wordt er code weggegooid.
▸ Het vinden van een goede partner of programmeur is zeker niet eenvoudig. Er is op dit moment nu eenmaal meer vraag dan aanbod. Tarieven zijn daardoor relatief hoog.
▸ Maakt genoemde factoren maatwerksoftware per definitie duurder dan standaardpakketten? Dat ligt aan de omvang van de werkzaamheden en de tarieven voor het standaardpakket. Er is een omslagpunt waarna maatwerk duidelijk goedkoper en flexibeler is dan een aangepast standaardpakket.
▸ Waar bestaat een maatwerkapplicatie eigenlijk uit? Een applicatie die in de “cloud” kan werken (dat wil zeggen de applicatie draait op een server die wordt gehuurd van een aanbieder van virtuele servers en uitsluitend toegankelijk is via het internet) bestaat grofweg uit drie delen.
- App of frontend: wat gebruikers van de applicatie zien is een mobiele app of website. Het frontend deel van de applicatie draait op de telefoon, tablet of PC van de gebruiker. Dat de frontend communiceert met een backend is voor de gebruiker niet te zien.
- Backend en database: dit is het hart van de applicatie, hier wordt de bulk van het werk uitgevoerd, data opgeslagen, bewerkt en weer tevoorschijn gehaald. De backend kan uit één grote applicatie bestaan of vele kleine “microservices”.
- Hosting, backup en recovery: een applicatie bouwen is één ding, zorgen dat deze kan draaien op een cloud server is een heel andere tak van sport. Ook hier bestaan zeer veel mogelijkheden en zijn veel aanbieders actief. Varieerend van zeer grote bedrijven (Amazon, Microsoft, Google, IBM, Oracle) en vele kleine en middelgrote bedrijven. Deze bedrijven bezitten of maken gebruik van datacentra die over heel de wereld staan. In Nederland staan er ook heel wat. Andere (voor ons) populaire locaties zijn Ierland en Duitsland. Een locatie kiezen die fysiek dicht in de buurt is van gebuikers is het handigst.
▸
Easy Data-, Web- en Hosting Solutions
is gespecialiseerd in maatwerkapplicaties.
Voor frontend wordt gebruik gemaakt van Hotwire en Flutter, voor de backend het Ruby-on-Rails platform,
als database PostgreSQL en hosting wordt gedaan met Linux, Docker en Kubernetes.
Enkele voorbeelden van bekende organisaties die ook Ruby-on-Rails gebruiken: Airbnb, Github, Kickstarter, Shopify.
En in Nederland onder andere: DigiD en Catawiki.
Ondersteunende taken
Naast applicaties om de primaire bedrijfsprocessen te ondersteunen zijn er veel andere taken die goed geautomatiseerd kunnen worden.
▸ Bijvoorbeeld Human Resources, facturatie, administratie. Soms is dit een onderdeel van een groter pakket waar al gebuik van wordt gemaakt. Zo niet dan zijn er veel leveranciers van (cloud) software te vinden die gespecialiseerd zijn in één of meer van deze taken.
▸ Het inzetten van een Single Sign On oplossing kan gemakkelijk zijn. Hierdoor hoeven gebruikers en medewerkers maar één keer in te loggen en hebben daarna toegang tot alle relevante applicaties.
▸ Na een aantal jaren in bedrijf te zijn slingeren er in de meeste organisaties talloze digitale documenten rond, tekst bestanden, spreadsheets, presentaties. Dan wordt het tijd om na te denken over een manier om deze documenten op een gestructureerd manier op te slaan. Dat kan een eenvoudige netwerkopslag zijn tot en met een volledig “Document Management System”.
▸ Bij alle IT applicaties moeten we natuurlijk in de gaten houden of aan de wettelijke eisen wordt voldaan, bijvoorbeeld op het gebied van privacy. De AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) schrijft een aantal zaken voor zoals het verwijderen van persoonsgegevens zodra deze niet meer nodig zijn.
Data data data ...
Al die gebruikte applicaties leveren data op, van klanten, leveranciers, medewerkers, etcetera. Maar data is nog geen informatie. En juist informatie is nodig om processen te kunnen monitoren en optimaliseren. In het begin is het vaak genoeg om wat lijsten uit systemen te halen, in een spreadsheet te zetten en daar analyses op los te laten.
▸ Als er steeds meer data komt, die opgeschoond, onderling gekoppeld en continue geanalyseerd moet worden, dan is het tijd om een volgende stap te zetten. Een analytics platform eventueel aangevuld met een “datawarehouse” waarin alle data op een gestructureerde manier wordt opgeslagen in combinatie met een “Business Intelligence” applicatie waarmee de data omgezet kan worden in informatie. Zo’n platform kan ook gebruikt worden voor statistiche analyses en wellicht voor “machine learning” en “Artificial Intelligence”.
▸ Easy Data-, Web- en Hosting Solutions gebruikt SQL, R, Excel, Ruby en Python voor databewerkingen en -analyse.
Keuzestress
Alles bij elkaar bouwt een organisatie een flink applicatielandschap op. Dat gebeurt niet in één keer maar in vele kleine en grote stappen. Iedere keer dat een beslissing genomen moet worden om een nieuwe applicatie te introduceren of een bestaande applicatie te vervangen geeft dat keuzestress. Mogelijk zit je jarenlang aan een applicatie vast. Mogelijk kan een nieuwe applicatie toch niet alles wat het zou moeten kunnen. Het duurt even voordat iedereen met de nieuwe applicatie overweg kan. In het allerergste geval treden er onvoorziene zaken op die omzetverlies of extra kosten veroorzaken.
Bij iedere verandering is het goed deze zaken in gedachten te houden:
- Kan je na een migratie naar een nieuwe applicatie nog terug naar de oude applicatie bij onvoorziene situaties. Al is het maar tijdelijk.
-
Als er al veel tijd en energie in een nieuwe applicatie is gestoken dan is het verleidelijk door te gaan met ontwikkelen daarvan,
ook al is het objectief gezien niet zinvol om door te gaan.
Dit wordt de “sunk cost fallacy” genoemd en wordt veroorzaakt door de zeer menselijke eigenschap moeite te hebben met het accepteren van verlies.
Eén van de voordelen van open source software is de lage drempel (geen of lage kosten, geen offerte traject maar gewoon downloaden) om iets uit te proberen. Als het pakket dan niet biedt wat nodig is het makkelijk om er mee te stoppen en iets anders te proberen. - Pas op voor “vendor lock-in”, het vast zitten aan één leverancier. Makers van software, met name de grotere spelers met een uitgebreid aanbod aan applicaties of diensten, hebben er een handje van om klanten te verleiden steeds een extra applicatie of module te laten gebruiken. Onderling werken die applicaties goed samen. De samenwerking met een applicatie van een andere leverancier gaat bewust erg moeizaam. Op een gegeven moment wordt zoveel software van die ene leverancier gebruikt dat overstappen naar een concurrerend systeem eigenlijk niet meer mogelijk is. Dan zit je opgesloten in een gouden kooi. Helaas blijken de kosten vaak hoger te zijn dan verwacht.
Uitvoeren
Wie gaat het IT landschap bedenken, inrichten, maken en beheren? Meer dan één optie is mogelijk:
- CTO
- Medewerkers
- IT afdeling
- Freelancers
- Internetbureau
- IT Partner: uitbesteden van alle IT beheer, van hardware t/m applicaties
▸ Easy Data-, Web- en Hosting Solutions denkt graag met u mee over alle IT gerelateerde zaken.
Copyright © Easy Data-, Web- en Hosting Solutions 2012-2023